Unternehmen leben von kontinuierlichen und individuellen Geschäftsprozessen sowie den damit verbundenen Arbeitsabläufen. Zwischenschritte verursachen oft einen hohen Zeitaufwand und können zu Verzögerungen führen. Eine Automatisierung wirkt dem entgegen und unterstützt eine schnellere Abwicklung unternehmensinterner Prozesse und Workflows. Dadurch werden Mitarbeiter entlastet und können sich anderen bedeutenden Aufgaben zuwenden. Doch wie werden Geschäftsprozesse automatisiert? Benötigt ein Unternehmen hierfür ein Software-Tool? In diesem Blogbeitrag stellen wir zwei Automatisierungstools vor, die Arbeitsabläufe automatisieren und somit optimieren können: Workflow-Engines und Rules-Engines.
Was ist eine Workflow Engine?
Eine Workflow-Engine, auch Arbeitsablauf-Engine genannt, ist Bestandteil eines Workflow-Management-Systems (WFMS). Ein WFMS behandelt Aufgaben, die für die Organisation, Ausführung und Kontrolle von Arbeitsabläufen relevant sind. Diese werden schrittweise in der richtigen Reihenfolge durchgeführt, indem sie mithilfe des Automatisierungstools zugewiesen werden. Das Ergebnis sind reibungslose Arbeitsvorgänge. Arbeitsabläufe sind Teil einer Kette miteinander verbundener Workflows. Die Workflow-Engine weist einzelne Vorgänge den zuständigen Benutzern zu. Wird ein Arbeitsschritt bearbeitet, muss dieser bestimmte Bedingungen erfüllen. Hierzu überwacht die Workflow-Engine den Status der Aktivität eines Prozesses und entscheidet, ob der nächste Workflow angestoßen werden kann.
Wie funktioniert eine Workflow Engine?
Die Funktionen einer Workflow Engine beziehen sich auf das Hauptziel der Ausführung von miteinander verbundenen Arbeitsabläufen.
Der erste Schritt ist die Prüfung des aktuellen Prozessstatus: Kann Aufgabe Z beim aktuellen Status ausgeführt werden?
Als nächstes müssen die benötigten Berechtigungen ermittelt werden: Ist Benutzer X berechtigt, Aufgabe Y auszuführen?
Schließlich wird jede Änderung und Bearbeitung der einzelnen Arbeitsschritte dokumentiert und kommuniziert: Konnte Aufgabe X erfolgreich abgeschlossen werden, wird dies durch eine Meldung dargestellt. Kann Aufgabe Y nicht abgeschlossen werden, erscheint eine Fehlermeldung.
Was ist eine Business-Rules-Engine?
Eine Business-Rules-Engine (BRE) ist Bestandteil eines Business-Rules-Management-Systems (BRMS). Ein BRMS speichert und verwaltet Geschäftsregeln und -prozesse eines Unternehmens zentral. Die zugehörige BRE dient der Aufstellung und Auslösung dieser Geschäftsregeln basierend auf definierten Regeln und Logiken. Das Automatisierungstool ist in der Lage, Daten aus verschiedenen Datenbanken zu importieren und für weitere Aktionen zu verwenden. Diese werden anhand von „WENN-DANN“-Bedingungen ausgeführt und können mithilfe von APIs mit weiteren Anwendungen verknüpft werden.
Wie funktioniert eine Business Rules Engine?
Das Hauptziel einer Business-Rules-Engine ist das automatische Ausführen von Geschäftsprozessen mithilfe von definierten Regeln.
Die Funktionen einer BRE umfassen zum einen den Umgang mit großen Datenmengen. Hierbei können Daten aus verschiedenen Datenbanken genutzt, verarbeitet, verknüpft und in anderen Anwendungen verwendet werden.
Dies geschieht, in dem die Daten anhand vordefinierter Regeln in einem bestimmten Kontext miteinander verknüpft werden: WENN Kunde X sich 10 Minuten auf der FAQ-Seite befindet, DANN wird ihm ein Chatbot zur Verfügung gestellt.
Daraufhin erfolgt eine Verknüpfung mit weiteren Anwendungen über APIs: Kunde X möchte Artikel Y online per PayPal bezahlen und wird zu deren Seite weitergeleitet.
Einen genaueren Einblick rund um das Thema finden Sie in diesem Blogbeitrag "Was ist eine Business Rules Engine?".
Automatisierungstools im Vergleich
Sowohl die Workflow-Engine als auch die Rules-Engine dienen der Automatisierung von Geschäftsprozessen, der Entlastung von Mitarbeitern von trivialen Aufgaben und der Verwaltung dieser Prozesse. Was unterscheidet die beiden Tools also voneinander?
Workflow-Engine |
Business-Rules-Engine |
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Abgestimmt auf spezifischen Arbeitsablauf |
Flexibel anpassbar, individuell für vielfältige Prozesse geeignet |
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Lineare Prozesse |
Prozesse müssen keiner bestimmten Reihenfolge folgen |
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Zuweisung an bestimmte Benutzer/Mitarbeiter |
Aufgaben können von verschiedenen Benutzern/Mitarbeitern bearbeitet werden |
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Ausführen von Arbeitsschritten erfolgt über Bedingungen |
Ausführen von Geschäftsprozessen erfolgt über „WENN-DANN“- Bedingungen und definierten Regeln |
Fazit: Wer ist der Sieger?
Das Automatisieren von Prozessen ist essenziell für das Optimieren von Arbeitsabläufen. Das Verwenden eines Automatisierungstools ist somit ausschlaggebend für den Erfolg eines Unternehmens. Die Forschung und Entwicklung an fortschrittlichen Technologien sind in vollem Gange, um Prozesse stets effizienter zu gestalten und sie zu optimieren. Warum sollten Unternehmen genau jetzt in ein geeignetes Tool investieren und in welches?
Aufgrund ihrer hohen Flexibilität, Skalierbarkeit und Wiederverwendbarkeit kann eine Business-Rules-Engine stets weiterentwickelt und an den neusten Stand der Technik angepasst werden. Die Workflow-Engine hingegen ist besonders gut für das geradlinige Ausführen von Geschäftsprozessen geeignet. Alleine ist sie eher statisch und kann so womöglich nicht für komplexere Prozesse verwendet werden. Für Prozesse, die eher simpel und geradlinig verlaufen und somit eher weniger komplex sind, eignet sich eine Workflow-Engine zum Automatisieren.
Einen klaren Sieger der beiden Automatisierungstools können wir nicht finden, da beide ihr Hauptziel der Prozessautomatisierung erfüllen und beide ihre Vorteile mitbringen. Deshalb verbindet swoox.io beide Engines miteinander, sodass sowohl komplexe als auch simplere Prozesse gleichermaßen effizient automatisiert werden können.
