vtours, das Tochterunternehmen der Schweizer Hotelplan Gruppe, ist ein dynamischer Reiseveranstalter auf dem deutschen und europäischen Markt. Die Reiseangebote des Unternehmens werden online dargestellt, weshalb sie regelmäßig aktualisiert und angepasst werden müssen. vtours arbeitet mit mehr als 100 automatisierten Prozessen wie der Flugdatenaktualisierung, dem Versand der Reiseunterlagen und der Rechnungen oder den Meldungen der Veranstalteragenturen der verschiedenen Zielgebiete.
Deshalb benötigte vtours komplexe Softwaresysteme, um diese Vielzahl an Daten zusammenzuführen. So sollen Angebote und Buchungen zukünftig effizient verwaltet werden können.
Herausforderungen in der Prozessdarstellung und -gestaltung
Die internen Prozesse von vtours wurden individuell durch uns als externe IT-Dienstleister entwickelt. So benötigte vtours stets Unterstützung durch die Fachkompetenz unserer IT-Abteilung, um Prozesse anpassen zu können. Die bestehenden Prozesse wurden weder zentral dokumentiert, noch gab es eine Prozessübersicht. Das Resultat: vtours konnte die eigenen Prozesse nicht selbstständig administrieren und war somit abhängig von IT-Kapazitäten. Diese unflexiblen Prozesse wiederum erschwerten die Migration von benötigten Buchungssystemen auf die bestehenden Systeme der Hotelplan Gruppe und stellten die IT-Leitung als auch die Mitarbeitenden des Kundenservices vor Probleme.
Wie kann man diesen Herausforderungen entgegenwirken?
So soll ein abteilungsübergreifendes System für Prozessabbildungen und -automatisierung eingesetzt werden. Dieses soll selbstständig und möglichst ohne IT-Kenntnisse anhand einer webbasierten grafischen Benutzeroberfläche zu bedienen sein. Das Erlernen und Bedienen des Systems sollen durch eine standardisierte Workflow-Darstellung erleichtert werden. Es sollen Prozesse jeglicher Art wie individuelle Kundeninformationen, Systemkommunikation und Schnittstellenanbindungen schnell abgebildet und automatisiert abgearbeitet werden. Hierbei soll vor allem auf den Datenschutz geachtet werden, es soll also ein datenschutzkonformes System sein. Ein SaaS-Ansatz soll erzielen, dass Prozesse und das System einfach zu warten sind.
Automatisierte Prozessgestaltung mit swoox.io
Zur Realisierung des Vorhabens wurde das Prozessautomationstool swoox.io verwendet. Dieses bietet ein flexibles Datenmodell, mit dem verschiedene Anwendungsmodelle abgebildet und Prozesse zentral dokumentiert werden können. Swoox.io ist für große Datenmengen bestehend aus unterschiedlichsten Datensätzen geeignet und macht die Vielzahl an verschiedenen Prozessen von vtours abbildbar und bearbeitbar. So skaliert sich das System ganz einfach mit dem Unternehmenswachstum von vtours mit. Über die grafische Benutzeroberfläche und die Prozessdarstellung des standardisierten BPMN-Systems von swoox.io können Regeln und Workflows von Mitarbeitenden erstellt und zeitlich geplant werden. Für die Steuerung verschiedener Zuständigkeiten und Berechtigungen der Mitarbeitenden verfügt swoox.io über ein Rollen- und Rechtesystem.
Mit swoox.io sind wir in der Lage, die Anforderungen unseres Kunden vtours an ein zentrales System zur Prozessabbildung, -bearbeitung, -automatisierung und -verwaltung zu erfüllen.
