Hürden auf dem Weg der Prozessautomatisierung

Prozessautomatisierung soll Prozesse erleichtern und optimieren. Jedoch scheitern immer noch 30 bis 50 % aller RPA-Projekte laut E&Y. Die Hürden von Prozessautomatisierung, die zum Scheitern der Projekte führen, sind aber keine Fehler der Technologie. Oftmals führen Zeitdruck oder unsaubere Arbeit zu Fehlern bei der Implementierung von Automatisierungstools. Wir stellen verschiedene Hürden von Prozessautomatisierung vor, auf die Sie achten sollten, um Ihre Prozesse erfolgreich zu automatisieren.

1. Hürde – Prozesse nicht klar definiert

Damit Prozesse erfolgreich automatisiert werden können, müssen diese Prozesse auch auf eine Automatisierung abgestimmt sein. Das heißt, sie müssen klar definiert, eingegrenzt und vor allem geeignet für Automatisierungstools sein. Für eine Automatisierung sind wiederkehrende Abläufe geeignet. Die einzelnen Schritte dieser Arbeitsabläufe müssen klar definiert und voneinander abgegrenzt werden, um sie an die RPA-Systeme anzupassen. Erfolgt diese Anpassung nicht im Vorhinein, entstehen Hürden, die zu ineffizienten Prozessen führen.

2. Hürde – unübersichtliche Prozessschritte

Auch diese Hürde kann vermieden werden, wenn Sie die einzelnen Schritte Ihrer Prozesse hinterfragen. Sind alle Prozessschritte für den Erfolg des gesamten Prozesses notwendig? Können bestimmte Schritte aus dem Prozess entfernt werden? Sind sie nötig, aber müssen anders angeordnet werden, um einen schnelleren Prozess zu erzielen? Müssen sie eventuell generell angepasst werden? Diese Fragen sollten Sie stets vor einer Implementierung von Prozessautomatisierung beantworten und umsetzen.

3. Hürde – Prozesse sind nicht anpassbar

Aufgrund von sich stets ändernden Umweltbedingungen, wie beispielsweise schwankenden Marktverhältnissen in der Produktion, muss auch der zuständige Prozess verändert werden. Hier stellt sich die nächste Hürde in den Weg zu einer erfolgreichen Prozessautomatisierung. Ihre Prozesse müssen stets anpassbar sein, sodass auf veränderte Umwelteinflüsse reagiert werden kann. Achten Sie also bei der Wahl entsprechender Automationstools auf ihre Anpassungsfähigkeit.

5. Hürde – Sicherheitsrisiken von Prozessen

RPA-Software-Bots führen übergeordnete, übergreifende Aufgaben aus. Um dies zu gewährleisten, benötigen sie einen privilegierten Zugriff auf zuständige Systeme, wie beispielsweise ERP und CRM. Die Anmeldedaten für diesen Zugriff sind oft im Skript selbst einprogrammiert. So können die Anmeldedaten wiederholt weitergeleitet werden. Und genau an dieser Stelle entsteht eine Sicherheitslücke. Hacker profitieren von der wiederholten Weiterleitung und den ungeschützten Anmeldedaten. Sie können die Anmeldedaten schließlich nutzen, um den Zugriff auf Systeme zu beeinflussen oder gar auszuweiten.

Wie Sie sich gegen solch einen externen Eingriff schützen können? Zum einen sollten Sie alle Anmeldedaten aus Skripts entfernen und stattdessen an sicheren Orten, also zentral verschlüsselten Bereichen, speichern. Sie sollten außerdem den privilegierten Zugriff von Bots auf die von ihnen bearbeiteten Aufgaben beschränken. Eine weitere Maßnahme, um auffälliges Verhalten frühzeitig zu erkennen ist, das Verwalten der Anmeldedaten und das Isolieren oder Überwachen von Aktivitäten. Dadurch können verdächtige Sessions erkannt und daraufhin unterbrochen oder beendet werden.

6. Hürde – Verantwortlichkeit für Prozessarbeit wird verschoben

Die Implementierung von Automatisierungstools wird durch die IT-Abteilung durchgeführt und die Kompetenz liegt ebenfalls in dieser Abteilung. Dadurch ergibt sich häufig der Trugschluss, dass die IT-Abteilung auch für diese Prozesse verantwortlich ist. Die Führung über Prozesse sollte immer bei der Fachabteilung liegen, da sie sich mit den Prozessen beschäftigen müssen, um eine Ressourcen- und Kostenplanung einschätzen und durchführen zu können. Die IT-Abteilung sollte nur die nötige Umsetzung und Unterstützung für die Fachabteilung bieten können, statt die Rolle der Geschäftsführung einzunehmen.

Swoox.io räumt die Hürden auf dem Weg zur Automatisierung Ihrer Prozesse aus dem Weg

Mit unserer Expertise erhalten Sie einen Überblick über Ihre Prozesse und wie Sie diese bereits im Voraus optimieren und strukturieren können. Wir sorgen dafür, dass Ihre Prozesse klar definiert sind und Prozessschritte in ihrer optimalen Abfolge verlaufen – wir helfen Ihnen dabei, Ihre Prozesse so anzupassen, dass wir im Anschluss unser Automationstool swoox.io darauf anwenden können. Swoox.io verknüpft verschiedene Systeme über Schnittstellen und ermöglicht somit eine sichere Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren. Das Einfache an swoox.io? Jeder zuständige Mitarbeiter kann einfach Regeln für Prozesse anlegen oder verändern, ganz ohne Programmierkenntnisse. So bleibt die Verantwortung bei der zuständigen Abteilung, statt abhängig von der IT-Abteilung zu sein.